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拒絕瞎忙!3款時間管理App,提升高效工作

每天忙完都不知道時間花到哪裡去?拒絕瞎忙、有效管理時間的第一要務,就是確實紀錄自己專心投入工作的時間。

如今愈來愈多事都在手機或電腦上進行,一心多用下,時間愈來愈零碎,專注力也大打折扣。善用時間管理的App,幫助你掌握實際工作時間,還能養成專心的好習慣。不過時間管理的工具這麼多,到底該從哪一項下手?

Cheers為你精選3款功能各異的時間管理App,無論是記錄不同任務工時、養成規律工作節奏或培養專注力,都能用一支手機搞定。

第一款:給專案多頭燒的你─Toggl

在歐美已經流行一段時間,Toggl可說是專業工作者的時間追蹤神器。一開始,在需要計算工時的自由工作者之間廣受歡迎,後來也有追求效率的上班族用它,精準統計工時,幫助自己更有效地做時間管理。需要留意的是,這款App是全英文介面,目前還沒有中文版本。

Toggl使用起來相當直覺,只要有基本英文能力,無需過度擔心語言問題。打開桌機版網頁,在最上方長條形空白欄,輸入接下來要開始做的事,再按一下右側的啟動鈕,就會開始計時。如果有之前沒記錄到的工作任務,按一下啟動紐旁邊的小圖示,就能切換為手動輸入模式,自行輸入任務開始和結束的時間。

優點1:可跨手機、電腦計時

由於Toggl是使用雲端服務,不管在哪個裝置,計時器都能同步記錄。不會因為換了一台電腦或換成手機,就要重新開始。除了桌機版,Toggl也同步支援iOS和Andriod系統,不管是室內辦公或在外跑業務,都能無縫接軌。

優點2:以專案為基礎 ,所有時程一次看

Toggl是一個以專案為基礎的工時記錄軟體,可以建立多個「專案」、「標籤」及「客戶」。依個人需求建立專案後,每次記錄時,都可以歸類到專屬的工作專案和客戶,一次次任務記錄累積起來後,會有專案或客戶的總工時統計。

關於每個專案做了什麼、做了多久,透過這款App可一目了然,有助於個人和團隊做時間管理檢討,或是個人工作者用來計算不同案件的工作時數,都相當方便。

優點3:簡潔、易操作,使用者需求設想周到

Toggl的工時視覺化報表,介面簡潔且容易操作。在「報告」介面中,有當日、昨日、週報表、年報表等常用時間可選擇,右側也可自由選擇需要統計的日期,對應不同的選擇區間,能直接產出對應的視覺圖表。還可以依團隊、客戶、專案和標籤等選項,選擇需要的統計範圍,相當方便。

第二款:想嘗試番茄鐘工作術的你─Flat Tomato

先前因為數位政委唐鳳使用而受到關注的番茄鐘工作法,是許多人耳熟能詳的時間管理方式。番茄鐘工作法強調「短時間高專注」,常見的版本是以「25分鐘工作、休息5分鐘」為一次循環,每4次(2小時)休息15分鐘。透過固定「工作─休息」的循環,讓身體維持在穩定的產出狀態。

市面上雖有許多時間管理App。但Flat Tomato因極簡介面和易操作介面,獲得生產力愛好者的大力推薦。2018年曾被部落客「電腦玩物」站長Esor 譽為最美也最專業的中文版番茄鐘App,不過目前只有iOS版。

優點1:操作簡便、介面簡潔

打開Flat Tomato的手機頁面,灰底介面上是一個沒有數字、設計優雅的時鐘,畫面看起來相當賞心悅目。沿著主畫面時鐘四周,會以圓點顯示使用番茄鐘工作和休息的紀錄,相當直觀。

不像許多App是階層式選單,要一層一層尋找所需功能,Flat Tomato操作起來相當直覺,以時鐘首頁為中心,往上、下、左、右滑動,將不同功能或資訊巧妙的放在4個頁面,只要往其中一個方向滑動,就會直覺知道有另外3個方向。在滑動時,螢幕上也會循著手勢,出現一抹雲霧的軌跡,切換至工作或休息模式時,首頁會隨機變換不同底色,相當具有設計感。

優點2:內建記錄、每日札記功能

工作被打斷時,輕點兩下時鐘,記錄分心的原因,對於日後回顧檢視、改善時間管理運用相當有幫助。

除了記錄工作中斷的狀況,Flat Tomato還有記錄工作的日誌功能。按住右上方微微搖動的“pull”標籤,就會出現4個問題,詢問使用者今天完成了什麼事、有什麼事激勵和阻礙了自己、以及有什麼地方可以改進。這4個問題類似於日本多年前流行的「流程改善法」,放在個人生產力管理也適用。

 

第三款:給容易分心的你─Forest 專注森林

時間管理的最大剋星就是「分心」。台灣團隊原創的時間管理App:Forest 專注森林,利用「不滑手機就能把小樹養大」的遊戲化設計,幫助你專注眼前任務,是分心族的一大福音。

這款由清華資工所一對情侶共同開發的應用程式,獲得2015、2016年Google Play年度最佳App,2018年更打破台灣開發者紀錄,登上全世界9個國家的「最佳自我提升應用程式」榜單,成為時間管理的熱門App。

進入初始頁面,會看到一棵樹苗,設定需要專注的時間(從10~120分鐘不等),之後按下「開始」,如果在時限內沒有跳離App去做其他事,就能成功種出某個品種的小樹。如果中途放棄,系統會提醒是否要因此種出一棵枯萎的樹,如果不想在自己的林地上,看到一棵醜醜的樹,就要好好堅持下去。

優點1:把時間管理變成一場遊戲

專注森林厲害的地方在於,把專注變成一種遊戲。隨著完成任務的次數愈多,原本空白的林地就會長成一片茂密森林,每次專心工作的時間愈長,就能種出更高大的樹,讓人充滿成就感。

每次工作前,你都能選擇要培養的樹種圖片,但沒辦法知道樹的名稱,成功完成任務後,才會知道自己養出了什麼,增加長期玩下去的動力。為了增加專注的約束力,App還設有「多人一起種」模式,只要一個人沒有成功專心、讓小樹枯萎,所有參與者的樹都會一起死掉。

優點2:結合線下公益團體,在真實世界種樹

App開發商和美國馬里蘭州的非營利組織Trees for the Future 合作,讓使用者能運用成功種樹後得到的金幣,在世界各地種出一棵棵真正的樹。玩遊戲之餘還能讓你在真實世界發揮影響力。

 

工作的時候很難專心?網頁版『 Forest:專注森林 』 阻止你亂逛網頁、滑臉書

說到「Forest:專注森林」,大家應該都不陌生吧?是一個讓你專心做事,限制你滑手機的App,在手機上需要付費才能購買,不過近期才發現Forest:專注森林也有電腦版欸~是Chrome的擴充功能而且是可以免費使用的喔~

在工作的時候種樹,時間過得特別快,感覺很容易就可以把樹種成功,但畢竟是免費的擴充功能,沒有手機版那麼齊全的功能,例如時間到了它不會提醒你小樹長大了,或是想要別的樹種就需要在手機上的App才能解鎖(手機版的需要付費),而對貝爾來說還有一點比較麻煩,在種樹的時候我會沒辦法搜尋其他資料了

工作的時候很難專心?網頁版『 Forest:專注森林 』 阻止你亂逛網頁、滑臉書

如果在工作中常常會不小心跑去滑臉書、網拍,蠻推薦大家可以試試看Forest:專注森林的Chrome擴充版,或是你原本手機上就有購買這個App,就可以登入並同步,同時不用手機跟電腦就可以一次種出兩棵樹耶~用這種可愛的種樹方法約束自己,少滑一些網頁或是一次專注完再休息都會有更好的工作效率喔~

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